邮件怎么写 工作邮件正文格式范文?

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邮件怎么写(工作邮件正文格式范文)所谓工作邮件,就是工作中的书面正式表达。擅长写工作邮件,对人的职业生涯至关重要。中国古代有很多大臣,能够做到位极人臣,主要是奏…

所谓工作邮件,就是工作中的书面正式表达。

擅长写工作邮件,对人的职业生涯至关重要。中国古代有很多大臣,能够做到位极人臣,主要是奏章和来往批复的文件写得好。

今天不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板,这样的人不仅容易被人误解,而且别人可能不把你的事情当回事,久而久之就会耽误自己的业绩。

邮件怎么写 工作邮件正文格式范文?

一、工作邮件写什么

写好一封工作邮件,最重要的还不是怎么写,而是什么该写,什么不能写。我把它们总结为“三写四不写”。

1.1、哪些不要写

不想留底的不要写;没有深思熟虑的不要写;负面的东西不要写,特别是气话;一次讲不清,需要反复讨论才能搞清楚的事情不要写。

1. 不想留底的不要写

这倒不完全是为了将来赖账,而是有些东西根本不能留底。比如:讨论涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论:“如果我们这么做,是否会侵权,是否会违法”等等。这种文字将来到了法庭上,就会被认作“明知故犯”的证据。

2. 没有深思熟虑的不要写

很多人想问题没有想清楚,就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时,改变想法吧,怕人说打脸,不改变吧,损失更大,两边为难。

3. 负面的东西不要写,特别是气话。

比如:一些人没有得到领导提拔,没有跟客户达成交易,写邮件撒气。这不仅没有帮助,还授人以柄。如果当面吵架过后后悔了,最坏情况是道个歉,还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。

4. 一次讲不清,需反复讨论才能搞清楚的事情不要写

不是说完全不能写,而是用写邮件的方式讨论这种问题效率太低,邮件里讨论来讨论去,既浪费时间,又增加误解。这种时候最好的办法是当面讲,不行就电话讲。最后,如果有了一致的认识作为总结,可以写几行字做个记录。

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1.2、哪些应该写

明确了哪些不该写之后,写之前想一想,可能一多半的邮件就可以省去不写。咱们就可以集中精力写好那些该写的。下面三条,是工作中尤其该写的:

1. 重要的、需要留底的话

比如:你的老板承诺你做完这个项目就提拔你,对于这种情况,即便事先说好了,也要留下书面文字。

类似地,自己有什么值得讲的成就,也要写出来。重要的谈话,以邮件的方式确认并打印保留。工作关系不可能总是在蜜月期,做这样的记录保障你在单位的权益。

2. 必须写而大家又懒得写的备忘

在一个规范的单位里,部门里开一个会之后,应该发一份备忘录,告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论,等等。

这件事大家常常懒得做,因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间,结果第二次开会,发现前一次开会的问题都没有解决。

这时候,不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处:

第一,让部门里的人自己,特别是上级,他们其实需要这样一份留底的书面材料;

第二,站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升,想管理更大的部门,就要从做这种事情开始,才会学会管理,才会有全局观。

3. 重要的通知和安排

上级正式通知下级一件事情,比如提升、调岗、新的工作安排等等,不能发或者口头通知一下,即使口头通知了,也需要有个用书面文字再说一遍。

反过来,下面的人要接受什么任命或者工作安排,也需要书面表达。同事之间也是如此。

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二、工作邮件怎么写

下面集中讨论一下表达自己、影响别人的技巧。我们分为三个要点:

1.简要清晰地说明邮件目的

用书面文字进行沟通,必须清晰地把自己发邮件的目的说清楚,比如:“你能不能推荐我这次晋升” 等等。

为了保证你的邮件能够在第一时间被读到,最好不要下班前发邮件,那样通常你的邮件会被埋在一大堆其他邮件中。

最好从侧面了解一下上司看邮件的习惯,然后在他通常看邮件的时间发给他。

2.一封邮件讲一件事

一封邮件最好只讲一件事,如果是好几件事,就用多封邮件。

站在主管的角度想,如果一个部门里不少人围绕着某封邮件讨论,那是很花时间的事情,这时要讨论的内容越聚焦越好。

如果一封邮件有好多主题,大家难免会扯到其他主题上,造成不必要的发散。最后如果工作邮件经常需要保留,每一个主题一封邮件也更便于管理和查找。

3.主观感受对表达要视收件人而定

有些邮件中需要表达自己主观的感受,有些则不能。

如果收件人是一个人,或者是一群利益一致的人,可以加入主观的感受。

但是如果你在协调两个部门的关系,就应该避免加入主观感受。

总的来讲,一对一邮件,可以代入主观色彩,使得工作关系不是那么冷冰冰的。一对多的邮件,就少引入主观看法,做到客观公正。

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小结:

正式的书面表达,今天依然是一个人职业发展的重要技能。

重要的备忘、通知和需要留底的话,最好通过工作邮件传递。

写好工作邮件,要把重要的事放在前面,尽量一封邮件只讲一件事情,还要注意视收件人的不同,来决定自己的主观表达。

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